Odpravljanje pisarniškega nereda zahteva razumevanje dejavnikov, ki sploh prispevajo k neorganiziranosti. Proces je tako mentalen kot mehanski. Preden začnete postopek organiziranja, si zastavite težka vprašanja o neredu:
Ali obstoječi sistemi opravljajo svoje delo ali prispevajo k neredu?
Je pomanjkanje vzdrževanja dejavnik?
So vaše stvari na svojih mestih, vendar je stvari preprosto preveč?
Ali je vsaki dejavnosti namenjeno dovolj prostora?
Ko dobro preučite vzroke za vaš nered, načrtujte pisarniško okolje, ki vam omogoča vzdrževanje reda. Tukaj je tisto, kar morate storiti:
Investirajte v ustrezno pohištvo.Pisarne potrebujejo čisto delovno območje, kar pomeni, da je treba zagotoviti ustrezen prostor za računalniško strojno in periferno opremo, mesto za referenčne materiale, prostor za datoteke in lokacijo za pogosto uporabljene potrebščine in papir. Poskrbite, da bo vaše pisarniško pohištvo nudilo dovolj prostora za delo in shranjevanje.
Vzpostavite centre dejavnosti.Pisarna mora biti razdeljena na tri področja dejavnosti: delovni center, ki vključuje čist delovni prostor, računalnik in pogosto uporabljene pisarniške izdelke; referenčni center, ki vključuje registratorje, priročnike, slovarske in strokovne knjige in gradiva; in oskrbni center, ki vsebuje papir in druge pisarniške potrebščine.
Pravilno namestite strojno in zunanje naprave.Postavite svojo opremo glede na pogostost uporabe. Če tiskalnik uporabljate vsak dan, mora biti na dosegu roke. Če se CPE uporablja samo za odpravljanje težav, ga lahko postavite pod ali poleg mize. Če se skener redko uporablja, ga lahko postavite zunaj delovnega območja. Pri nameščanju strojne opreme bodite pozorni na dostop do pogonov, pladnjev in kablov. Ne blokirajte dostopa do predalov in ne zavzemajte prostora za noge s prepletenimi vrvicami.
Vzpostavite območje za obdelavo papirja.Vzpostavite območje v svojem delovnem centru za papirje, ki zahtevajo takojšnje ukrepanje. Shranjujte papir, povezan s strankami ali tekočimi projekti, na območju, ki je zlahka dostopno in v vašem pogledu. Vzpostavite stalen sistem arhiviranja dokumentov, na katere se boste sklicevali, vendar ne redno.
