Koliko časa zapravljate z iskanjem izgubljenih dokumentov? Ali "pilite po kup"? Vam je ob srečanju s sodelavci ali bodočo stranko nerodno zaradi videza vaše pisarne?Raziskave dokazujejo, da nam delovni prostor brez nereda pomaga bolj jasno razmišljati in poveča produktivnost. Urejena miza ali pisarna predstavlja tudi profesionalno podobo, ki izžareva usposobljenost in učinkovitost.
Kakšna je skrivnost ustvarjanja in vzdrževanja organiziranega delovnega prostora? Čeprav ni "pravega" načina za organizacijo vaše pisarne, je najpomembnejši dejavnik njene trajnosti resnična želja, da bi delovala. Ko bo vzpostavljena ta motivacija, boste ugotovili, da je proces organiziranja vaše pisarne veliko bolj obvladljiv kot stres, ki ga povzroča nered!
3 koraki do urejene pisarne
1. Zastavite si prava vprašanja— Prvi korak pri ustvarjanju učinkovitega organizacijskega sistema je opredelitev glavnega problema, ki ga je treba rešiti:
Je delovno mesto neurejeno (kjer so mize in delovne površine polne papirja)?
Ali je težko najti dokument, ko ga potrebujete?
Ali je v pisarni še kdo, ki potrebuje dostop do datotek?
Ali so nekateri dokumenti vloženi v tiskani obliki, drugi pa v računalniku?
V tej fazi »razmisleka« je nujno upoštevati individualne potrebe vašega podjetja (npr. ali stranke ponavljajo svoja naročila ali je vsako delo edinstveno?) in zakonske zahteve glede hrambe dokumentov v vaši panogi.
2. Ustvarite metodo razlikovanja— Eden največjih organizacijskih izzivov je ločiti en predmet/projekt od drugega. Razmislite o vrstah dokumentov, s katerimi delate. Ne glede na to, ali se odločite za abecedno razporeditev registratorja, barvno kodiranje ovojnic datotek ali vodenje zapisov v elektronskih mapah, ustvarite sistem, ki vam omogoča jasno identifikacijo vaših materialov. Manj pomembno je določiti, kam bi nekaj "moralo" iti, kot je ugotoviti, kje ste najbolj primerni, da to iščete pozneje.
3. Položaj po prioriteti— Izvedite metodo VROČE-TOPLO-HLADNO-HLADNO za ravnanje z materiali, povezanimi z delom. Takole deluje:
HOT projekti/datoteke so na mizi. To so dokumenti ali datoteke, s katerimi trenutno delate. V stoječem držalu za datoteke je lahko več projektnih datotek, tako da so ves čas vidne.
Za vami na kredenci ali delovni površini so datoteke WARM za druge pomembne projekte, ki čakajo na vašo pozornost.
Datoteki HOT in WARM se običajno premikata naprej in nazaj med obema kategorijama in lokacijama. Pomembno je, da delate samo na dokumentih za en projekt/predmet naenkrat, druge pa imate na dosegu, ko jih potrebujete.
V predalu ali na delovni površini dlje stran so datoteke COOL, ki niso več nujne, vendar jih je morda treba navesti.
V kartotečni omari so tiste datoteke, ki so HLADNE, kar pomeni, da so popolne – in se lahko ali pa tudi ne pridobijo v prihodnosti, če se pojavi nov, povezan projekt.
Organizacija zahteva prakso
Na koncu vsakega delovnega dne pospravite vse s svoje mize — razen predmeta, na katerega boste želeli osredotočiti svojo pozornost, ko boste naslednje jutro začeli delati. Ta datoteka lahko leži na mizi. Vse ostalo je treba pospraviti. Če veste, da ste pripravljeni na naslednji dan, se lahko sprostite in uživate v večeru.
V pisarni, ki si jo deli več ljudi, je treba novo organizacijsko strategijo sporočati jasno in pogosto, dokler ne postane rutina. Vsak mora dosledno opravljati svoj del, da bo sistem sčasoma uspel.
Izkoristite prednosti urejene pisarne
Kot da to, da lahko najdete, kar potrebujete – ko to potrebujete – ne bi bilo dovolj, boste uživali tudi v novo odkriti enostavnosti, s katero boste lahko sodelavca hitro usmerili do datoteke ali dokumenta, ki ga morda potrebuje.
